Activiteitenverslag 2012-2018

Aanleiding oprichting stichting
De op 9 oktober 2012 opgerichte Stichting Zorgvakanties Hellendoorn-Nijverdal zet de activiteiten voort van de Rotary Hellendoorn-Nijverdal e.o. wat betreft het organiseren van meerdaagse aangepaste vakanties, zgn. zorgvakanties. De Rotary organiseerde in 2009 en 2011 een zorgvakantie in het F.D. Roosevelthuis in Doorn voor inwoners van de gemeente Hellendoorn met een dusdanige (fysieke) beperking, dat deelname aan een gewone georganiseerde vakantie redelijkerwijs niet mogelijk was. De roep om voortzetting van dergelijke vakanties was groot, maar de Rotary-afdeling rekende het blijvend organiseren van aangepaste vakanties niet tot haar taak en richtte zich weer op andere projecten. Een achttal bij de Rotaryweken betrokken vrijwilligers (ook ervaren in soortgelijke vakanties vanuit een andere organisatie) nam daarop het initiatief vanuit een nieuw op te richten stichting de zorgvakanties voort te zetten. De Stichting Zorgvakanties Hellendoorn-Nijverdal is zowel juridisch, bestuurlijk als financieel geheel onafhankelijk van de Rotary. Het aantal vrijwilligers dat nog banden heeft met de Rotary is inmiddels gering. Desondanks wordt van de Rotary af en toe nog een zeer gewaardeerde financiële bijdrage ontvangen.

De vakantieweek in 2013
Voor de eerste door de stichting te organiseren zorgvakantie, in juli 2013, werden vanaf eind 2012 tot medio 2013 deelnemers vanuit de gemeente Hellendoorn geworven. Tevens waren er naast de bestuursleden van de stichting nog zo’n 30 andere vrijwillige zorgverleners (met verschillende kwalificaties) nodig en er werden fondsen geworven, zowel met eigen acties als door de benadering van sponsors en donateurs. De vakantie met 42 gasten en bijna 40 vrijwilligers in het F.D. Roosevelthuis in Doorn, met als thema ‘Bie oons op de boerderieje’, was een groot succes. De evaluatie met de vrijwilligers in het najaar van 2013 bevestigde dat beeld.
Met een eigen bijdrage van de gasten van € 625,- p.p., de opbrengst van acties van de stichting, de sponsorbijdragen en andere giften, kon de week ook financieel met een gunstig resultaat worden afgesloten. De sponsors zijn voor hun bijdrage per brief bedankt, vergezeld van een fotocollage om hen een indruk van het verloop van de week te geven. Omdat de volgende vakantieweek pas in juli 2015 zou plaatshebben is in 2013 vanuit de stichting alleen nog een eigen actie voor fondsenwerving in gang gezet en wel een reprise van de eind 2012 zo succesvolle ‘vogelvoertaartenactie’.

Activiteiten in 2014
In 2014 hebben de activiteiten binnen de stichting zich voornamelijk beperkt tot het treffen van voorbereidingen voor de vakantieweek in juli 2015 (zoals het vastleggen van het F.D. Roosevelthuis en het bepalen en al deels uitwerken van het thema van de week), het voor de derde keer -en wederom met succes- produceren en verkopen van vogelvoertaarten en het benaderen van een aantal kandidaat-sponsors. Ook zijn aan het einde van het jaar 90 nieuwjaarskaarten verzonden aan alle ‘nog in beeld zijnde’ eerdere gasten, vrijwillige helpers en relaties.
NB Van alle fondsenwervende activiteiten komt de opbrengst volledig, uitsluitend verminderd met de strikt noodzakelijke verwervingskosten, ten goede aan de vakantieweek.

Activiteiten in 2015
Begin 2015 is gestart met de werving van ca. 40 deelnemers aan de vakantie in juli 2015. Publiciteit in huis-aan-huisbladen, lokale tv en via posters bleek niet nodig, want onder andere door eerdere deelname, mond-tot-mondreclame, vanuit zorgcentra, thuiszorgorganisaties en huisartsen, kwamen ruim al voldoende (terechte) aanmeldingen binnen.

Wat betreft aangemelde gasten met een grote of zeer specialistische zorgbehoefte is daarbij van belang, dat het aantal acceptaties afhankelijk is van de beschikbaarheid van (hoog) gekwalificeerde vrijwilligers. De inhuur van betaalde zorgverleners wordt daarbij door de stichting slechts als een allerlaatste optie gezien.
Hoewel de werving zich primair richt op inwoners van de gemeente Hellendoorn, is de vakantieweek niet louter aan hen voorbehouden. Wil een gast graag gezelschap van een eveneens fysiek beperkte vriend/vriendin of familielid vanuit een andere gemeente, dan kan dat. (En indien onverhoopt ooit vanuit de eigen gemeente te weinig deelnemers geselecteerd kunnen worden zal ook buiten de gemeentegrenzen geworven gaan worden).

Van 4 t/m 11 juli werd met 42 gasten en 38 vrijwilligers opnieuw een fantastische week neergezet, hetgeen in een evaluatiebijeenkomst met alle vrijwilligers op 12 september werd bevestigd.

Besloten is de tweejaarlijkse frequentie van de vakanties vooralsnog  voort te zetten.

In november is weer gestart met de productie en verkoop van de zgn. vogelvoertaarten met het doel financiële middelen voor de vakantieweek te verwerven, leidend tot een ‘recordomzet’ van 149 taarten.

Activiteiten in 2016
In dit jaar was er geen zorgvakantie zodat de activiteiten beperkt waren. De aandacht richtte zich vooral op de veranderingen als gevolg van het begin 2016 in gebruiknemen van een volledig nieuwe accommodatie in Doorn. Wat betekent de andere huisvesting, de andere locatie op het landgoed en de kostenstijging voor de vakantie in 2017 ? Eigen waarnemingen en vakantie-ervaringen in dat jaar van andere organisaties waren voor de beantwoording van die vragen van veel belang en gaven al een goed beeld van wat ons in 2017 te wachten zou staan en waarmee we rekening moesten houden.
Medio 2016 is het Rooseveltpaviljoen gecontracteerd voor de periode 1 t/m 8 juli 2017.
In 2016 hebben de activiteiten zich tevens gericht op het vinden van nieuwe bestuursleden i.v.m. het statutair aftreden van drie bestuursleden in oktober 2016. Die zoektocht is geslaagd.
Aan het einde van het jaar is weer een aantal sponsors benaderd en is opnieuw een vogelvoertaartenactie gehouden. De omzet bedroeg 154 taarten, een record.

Activiteiten in 2017
Eind 2016 is gestart met de werving van ca. 40 deelnemers aan de vakantie van 1 tot en met 8 juli 2017. Evenals in 2015 was publiciteit in huis-aan-huisbladen, via lokale tv en posters niet nodig want onder andere door eerdere deelname, mond-tot-mondreclame, wervende folders, vanuit  zorgcentra, thuiszorgorganisaties en huisartsen, waren in de eerste week van januari al 37 (terechte) aanmeldingen binnen.

Van 1 t/m 8 juli werd met 38 gasten (waaronder 2 echtparen) en 35 vrijwilligers opnieuw een fantastische week neergezet. Omdat in deze vakantie  voor het eerst gebruik kon worden gemaakt van het bijzonder mooie nieuwe Rooseveltpaviljoen (onderdeel van het gebouw Nieuw Hydepark) had deze week als thema ‘Ons Nieuwe Roosevelt’.

Het programma van de week is eerder al afzonderlijk weergegeven.
In het begin van de week moest een gast worden opgenomen in een ziekenhuis en heeft verder niet meer deelgenomen.

Ter voorbereiding van de vakantieweek vergaderde het stichtingsbestuur in de eerste helft van 2017 drie keer. Uiteraard waren er tussendoor vele contacten buiten de formele vergaderingen om.

In september vergaderde het bestuur om onder andere terug te kijken op de vakantieweek en de evaluatiemiddag met alle vrijwilligers begin oktober voor te bereiden.
Tijdens deze evaluatiemiddag  bleek dat men het een prima verlopen week vond in een prachtige nieuwe accommodatie.

Door het bestuur werd besloten de tweejaarlijkse frekwentie voor de vakantieweken te handhaven.
Eveneens werd besloten eind 2017/begin 2018 weer een zgn. vogeltaartactie te houden voor de gedeeltelijke financiering van de vakantieweek in 2019. In november is weer gestart met de productie en verkoop van deze vogelvoertaarten.

In oktober expireerde de statutaire bestuurstermijn van Jan Geerling. Het aantal bestuursleden kwam daardoor weer op acht.

Activiteiten in 2018  (t/m 31 augustus)
In dit jaar was er geen zorgvakantie zodat de activiteiten beperkt waren.

De vogeltaartenactie is begin 2018 afgesloten. Er zijn 164 taarten verkocht, opnieuw een record.

Medio 2018 is het Rooseveltpaviljoen gecontracteerd voor de periode 29 juni t/m 6 juli 2019.

Tot en met de eerste maanden van 2018 heeft het bestuur zich gericht op het vinden van nieuwe bestuursleden i.v.m. het statutair aftreden van drie bestuursleden in oktober 2018. Voor een aftredend bestuurslid werd adequate vervanging gevonden, maar voor de opvolging van de aftredende voorzitter en secretaris leek dat niet te slagen. In april werd daarom besloten de statuten van de stichting zodanig aan te passen, dat (met terugwerkende  kracht) voor alle bestuurders de maximale bestuursperiode van 6 jaar wordt verlengd tot 9 jaar (met eventueel een uitloop naar 10 jaar). De nieuwe statuten zijn op 25 juli 2018 verleden en zijn direct van kracht geworden.

 

Bedrijfsplan 2017-2019

Het Bedrijfsplan voor 2017-2019 wijkt in essentie niet af van de plannen voor de voorgaande perioden.
De stichting beoogt in 2019 voor de vierde keer onder haar auspiciën een zorgvakantie te organiseren op het landgoed Hydepark in Doorn in het Rooseveltpaviljoen (onderdeel van het gebouw Nieuw Hydepark).
Aan circa 40 gasten, met een zorgbehoefte variërend van beperkt tot volledig, zal een achtdaagse vakantie worden geboden, bij voorkeur in de week van 29 juni t/m 6 juli.
Daarvoor zijn zo’n 36 vrijwillige zorgverleners nodig.
De bekostiging van de vakantie 2019 gebeurt vanuit de bijdragen van de gasten, de opbrengsten van eigen acties, de bijdragen van sponsors en zo nodig vanuit de reserves van de stichting.

In het voorjaar van 2018 zal de vakantieweek 2019 contractueel worden vastgelegd met de Protestantse Stichting Hydepark.
Medio 2018 zal vanuit het bestand van zorgverleners, die eerder een zorgvakantie van onze stichting in Doorn hebben ondersteund, de belangstelling worden geïnventariseerd voor de vakantie in 2019.
In oktober 2018 zullen door het bestuur de eerste concrete stappen worden gezet voor de invulling van de week, de werving van gasten en zonodig de werving van vrijwilligers.
Het kiezen van het thema van de week en de invulling van het programma krijgen vorm aan het einde van 2018 en de eerste maanden van 2019, zoveel mogelijk in samenspraak met alle vrijwilligers.

Zowel in 2018 als 2019 zullen voortdurend activiteiten worden ontplooid voor het verkrijgen van financiële middelen (naast de bijdragen van de gasten) door het houden van eigen acties en het werven van sponsors.